O tym rozmawiam z Kamilą Goryszewską w najnowszym odcinku mojego podcastu #urzeczywistnijswojeJA … odważna Liderko! Liderze!
Kamila jest podcasterką, trenerką, konsultantką HR. Pracuje, jako manager ds. rozwoju talentów w dużej organizacji.

Nasza rozmowa jest pełna spokoju, siły, otwartości i zrozumienia… Mierzymy się z tematem relacji, akceptacji i rozwoju.A wszystko osadzamy w kontekście organizacji i zarządzania, budowania zespołów.
Zapraszam Cię do przeczytania fragmentu naszej rozmowy. Niech stanie się on inspiracją do chęci sięgnięcia po więcej, do zmierzenia się ze sobą i  wsłuchania się w siebie i  innych.

Kamila: Usłyszałam kiedyś takie fajne zdanie. W sytuacji, kiedy przychodzi do nas ktoś, kto opowiada nam o czymś trudnym, to dawanie rad jest zaprzepaszczoną szansą na pogłębienie relacji. Relacja nie pogłębia się wtedy, kiedy ja Ci daję rady. Relacja pogłębia się wtedy, kiedy Ty możesz przy mnie być ze wszystkim przez co przechodzisz i ja mam w sobie na to miejsce… jest między nami miejsce na Ciebie.

Marta: Gdy teraz o tym mówisz, to ja mam przed oczami taką sytuację … że spotkanie się  w tym co trudne, opowiedzenie swojej historii bez tych rad, to jest takie “stanięcie  w nagości”. Ja się odsłaniam, pokazuję Ci na przykład swój brzuch, który utył po covidowej pandemii. Staję w prawdzie, pokazuję różne moje doskonałości i niedoskonałości, rozmawiamy o czymś, co jest trudne i ten kontakt nas pogłębia, zatrzymuje. Nie ma tu oceny. Nie ma rad. Jest zaufanie. Jest bezpieczeństwo.  

Kamila: Mhm. To takie odwołanie do nazwy Twojego podcastu. To kontakt z żywą rzeczywistością… z tym co jest. Uwielbiam sformułowanie “koń jaki jest każdy widzi”. To jest takie banalne stwierdzenie, ale ja je uwielbiam, ponieważ w wielu sytuacjach, jakie coś jest, to widać. I jeżeli czegoś nie widać, bo emocje niekoniecznie są widoczne od razu, to żeby je zobaczyć potrzebuję słuchania. Ja żeby zobaczyć Ciebie mam do dyspozycji umiejętność słuchania…Wtedy widzę więcej.

(…)

Kamila: Bycie usłyszanym w organizacji nie zawsze łączy się z tym, że po prostu mówimy. Czasami by być usłyszanym trzeba o czymś napisać, móc się w coś włączyć, w coś się zaangażować, oddać głos na coś, na kogoś, za kogoś. To są różnego rodzaju inicjatywy, w których my dajemy głos, próbujemy mieć wpływ. Dajemy kawałek siebie i budujemy przestrzeń na to. Ktoś mówi zapraszam Cię. Zapraszam Cię, oddaj swój głos. Zapraszam Cię, powiedz o tym. Zapraszam Cię, weź udział w ankiecie. Zapraszam Cię, napisz co dzisiaj jest dla Ciebie w pracy najtrudniejsze. 

Marta: Jeżeli, w jakiś sposób szef/organizacja chcą mnie usłyszeć, to moim obowiązkiem jest oddać swój głos, w jakiś sposób przekazać to co jest ważne dla mnie, może być ważne dla innych. Pisemnie, głosowaniem, w ankiecie, czy idąc do szefa, do HR i  po prostu mówić. Ostatecznie wszyscy jesteśmy za to odpowiedzialni … Odpowiedzialni za słuchanie, ale za bycie wysłuchanym.

Artykuł O odważnym słuchaniu. O odwadze słuchania. pochodzi z serwisu Manufaktura Rozwoju.

Ale do brzegu. Jeżeli mam być szczera to przez prawie piętnaście lat pracy jako trener (tak, tak w tym nadchodzącym roku będę obchodzić 15 lat od momentu, gdy po raz pierwszy poprowadziłam warsztaty – ale o tym napiszę innym razem!) może dwa, czy trzy razy poprowadziłam warsztaty w temacie „zarządzanie czasem”. Ten temat nigdy mi nie leżał. Szczerze!

Nie czułam się w nim ani trenersko mocna, ani osobiście nigdy nie oceniałam siebie wysoko. Choć czasem nie wiem, jak ogarniam pracę, życie, dzieci, szkołę, męża, dom, swój rozwój … to ciągle mam poczucie, że nie starcza mi czasu na to co ważne, jak na przykład regularne pisanie na blogu. Jednocześnie mogłabym z łatwością wskazać osoby, które uważają mnie za mistrzynię w zarządzaniu czasem! Zawsze też uważałam, że w zarządzaniu czasem nie chodzi o zarządzanie czasem – ale o wartości, poczucie sensu i celowości w swojej pracy, asertywność, świadomość swoich potrzeb i umiejętność odważnego komunikowania ich. A także o współpracę i partnerstwo. Akurat bez współpracy z moim mężem i partnerstwo, które rządzi naszym związkiem mój plan dnia by leżał, kwiczał, zdychał, czas jak żelbeton nie dałby się zarządzać. Nawet by nie drgnął … Nie zrobiłabym nic. Nic a nic z moich ambitnych, szalonych, rozwojowych planów … mając na swojej głowie wychowanie  naszych chłopców.  Także myśląc o zarządzaniu czasem, rzadko zwracałam uwagę na sam czas, skupiając się bardziej na tych miękkich umiejętnościach, które są „pod spodem”.

Także ten, mając tak mocno ugruntowane przekonania na temat czasu i zarządzania czasem z typowym dla siebie dystansem i odrobiną ciekawości sięgnęłam po książkę „Elastyczne zarządzanie czasem” autorstwa Izebeli Krejca – Pawski.

Co oznaczał ten dystans? Ten dystans można podsumować pytaniami, które kłębiły się w mojej głowie …

 „No, to bardzo interesujące … czy ta książka mnie czegoś nowego nauczy? Czy ja mogę coś jeszcze robić lepiej …? Hhhmmmy ciekawe jakie błędy popełniam….?”

I właśnie to ostatnie pytanie, ta ostatnia perspektywa „błędów” towarzyszyła mi przy czytaniu tej książki. I znalazłam. Tak znalazłam błędy, które popełniam i zarządzam swoim czasem w sposób niedoskonały.

Jeżeli więc chcesz poznać 5 moich – osobistych i ulubionych – błędów w zarządzaniu czasem, to zapraszam!!

OTO ONE:

BŁĄD #1

Ciągle zapominam o tym, że pracuję w systemie sieciowym, a nie strumieniowym. Co w praktyce oznacza, że zapominam, że moje życie i moja praca wymaga innych metod zarządzania czasem, niż u osób pracujących strumieniowo, rzekłabym tradycyjnie. Co w praktyce oznacza również, że ciągle karzę siebie za zmienność planów, dobijam się obowiązkiem uczenia kolejnych nowych umiejętności, marnuję energię na strach przed planowaniem długookresowym, które mnie często bardziej przeraża, niż budzi zadowolenie i spokój. A niesłusznie, bo wszystkie te emocje i doświadczenia powinnam zaakceptować, „przytulić” jako moje i przyjąć, że tak wygląda mój świat! Taka jest moja rzeczywistość. I tyle. Czas więc czerpać z niej korzyści, bawić się nią, cieszyć z niej zamiast ciągle karać i katować, że jej nie ogarniam, tak jak bym chciała … Ech 🙂

Czym jest więc praca w systemie sieciowym? Po czym możesz rozpoznać, że pracujesz sieciowo? Ja Marta pracuję sieciowo, gdyż:

• moja praca jest złożona i wielowątkowa – jednocześnie zajmuję się prowadzeniem warsztatów otwartych, jak warsztatów dla biznesu, prowadzeniem procesów coachingowych, promocją MANUFAKTURY, relacjami z klientami i … (lista czasem nie ma końca!);
• w grudniu planuję, co będę robić w maju. A w maju planuję co będę robić w grudniu. A do niektórych działań przygotowuję się kilka miesięcy.
• jeżeli coś zaniedbam dziś – konsekwencje poczuję za kilka dni, tygodni. Jeżeli dziś nie zamówię materiałów biurowych – za tydzień nie będę miała na czym drukować materiałów na warsztaty, a bez nich klapa gwarantowana …
• samodzielnie decyduję o swoim dniu, tygodniu, miesiącu, roku – nie mam szefa! Nie ma wspólników! Jestem sama. Siama!!
• odpowiadam bardziej za wynik i efekt, niż za procedurę. Moich Klientów nie interesują procedury. Ich interesują tylko efekty.
• zakres moich zadań nie jest ściśle określony – jest zmienny i zależny ode mnie, od sytuacji, klientów i ich potrzeb.
• moja praca to różne umiejętności, których ciągle muszę się uczyć. Ciągle i nieustająco muszę się uczyć nowych umiejętności, tych trenerskich, biznesowych, ale też marketingowych.

A jak wygląda praca strumieniowa? To ład i porządek. To jasno określone zadania i godziny pracy. Brak fizycznej możliwości przynoszenia pracy do domu, a więc i nie robienie tego. Powtarzalność zadań. To brak możliwości samodzielnego porządkowania pracy i planowania jej na przyszłość.

Jaką lekcję sobie  mogę dać, by unikać tego błędu? Jak ze spokojem, poczuciem efektywności i bez poczucia wypalenia przetrwać i działać w systemie sieciowym? Autorka sama podpowiada mi takie wskazówki:

• dziel pracę na etapy i z radością je zamykaj!
• daj sobie prawo do odpoczynku,
• unikaj przeciążeń i zmęczenia ilością zadań,
• deleguj i egzekwuj!

BŁĄD #2

Mój błąd numer dwa, do którego wstyd się przyznać to za rzadkie porządkowanie mojej głowy. Konsekwencją pracy w systemie sieciowym jest to, że moją głowę ciągle zaświecają myśli, skojarzenia, niezakończone sprawy, nieodebrane telefony, wiszące maile, plany i planiki na przyszłość. Tak jest. Muszę się sobie i Wam przyznać, że zapominam o regularnych porządkach w mojej głowie i zapominam, że

powinnam traktować swoją głowę jako najważniejsze narzędzie do zarządzania czasem, o które po prostu trzeba dbać.

Jak dbać? Co ja mogę dla siebie zrobić?

• sen!
• czytanie
• spacer
• joga
• ucieczka na moją wieś
• ruch, sport
• odpoczynek, wolne – nawet na kilka dni.
• i oczywiście planowanie, notowanie, porządkowanie tego co mam zrobić …

BŁĄD #3

Choć wiem, że go popełniam. Choć wiem, że „ten błąd jest mój” od wielu lat, to jednak ciągle mu ulegam. Tak! Ja Marta Iwanowska – Polkowska ciągle mam skłonność, by odkładać pewne zadania na później. U mnie na tzw. „za późno”

Widzisz tę grafikę?

Tiiiaaaa … Ja bardzo często bywam w fazie „płacz, pot i łzy”. Tak, tu mnie możesz spotkać. Nie jest to powodem mojej dumy, wręcz przeciwnie jest to dla mnie powodem do rozpaczy. I fakt, przyjmując się mojemu życiu uważnie łatwo zauważyć, że rozgoszczenie się w fazie „płacz, pot i łzy” w moim przypadku jest często konsekwencją zdarzeń niezaplanowanych, nieprzewidywalnych wynikających chociażby z bycia mamą. To … To jednak jednocześnie powinnam wziąć z tej zależności taką lekcję, by jednak planować z duuuużo większyyyyym wyprzeeeeeedzeniem, niż wymaga tego sytuacja, by mieć zapas na wypadek tego co niezaplanowane i co nieprzewidywalne.  Po co? By jednak jak najrzadziej bywać  w fazie „płacz, pot i łzy”, bo jak to mawia moja koleżanka Asia, to bywa bardzo „drenujące dla emocji” … A to nie jest mi potrzebne.

BŁĄD#4

Ciągle walczę z natura „taka, taka”. Tak, tak – ja Marta za dużo biorę na siebie, a ciągle za mało odmawiam. I choć paradoksalnie bardzo często uczę tego menedżerów na warsztatach biznesowych, to sama mam jeszcze ogromne pole do popisu w obszarze asertywności – odmawiania i delegowania.  Za często używam słów „OK”, „jasne zrobię to”, „tak, zajmę się tym”. A za rzadko zaś pozwalam sobie na słowa takie jak „to fajny pomysł, ale się jego nie podejmę”, „OK mogę to zrobić, ale na swoich warunkach i w swoim czasie”. I co ciekawe potrafię powiedzieć biznesowi, że warsztat ze mną mogą zrealizować za dwa, trzy miesiące. Ale gdy przychodzi do mnie jakaś fajna propozycja w duchu rozwojowo – relacyjnymi, to trudno, bardzo trudno mi odmówić, przełożyć, negocjować warunki.

Co mogę z tym zrobić?

Hmmmmy … już kiedyś o tym pisałam, na przykład TU pisząc o przyzwoleniu.

Bądź TU pisząc o tym, że jestem Panią swojego czasu. O kurczę, czy ja napisałam ten wpis?

I jeszcze na koniec.

Chcesz sprawdzić, czy Twoją naturą, jest natura „taka, taka”. Bardzo proszę!! Tu masz kilka pytań sprawdzających:

BŁĄD #5

O tym błędzie już pisałam, pisząc o braku porządków w mojej głowie. Ale jest to błąd na tyle ważny i wymagający pilnej zmiany, że muszę mu dać oddzielną uwagę. Mój błąd numer #5 to to, że nie zaczynam dnia od relaksu. A powinnam…

• Powinnam chodzić wcześniej spać.
• Wstawać wcześniej.
• Dawać sobie rano czas, choć 10 minut na relaks, medytację, rozciąganie.

Poranki nie są moją mocną stroną. Wręcz przeciwnie, to najgorszy moment mojego dnia. Nie jestem tzw. skowronkiem – nie znoszę wstawać przed 7.30, nie znoszę budzika i drzemek, szybkich śniadań i szybkiego pakowania śniadaniówek. Mogę wymieniać powody mojej męczarni bez końca… ale po co? Ten cały poranny rytuał przypominający raczej serię tortur nie służy mi, nie służy mojej uważności, kreatywności ani efektywności.

Nie mam nic innego, jak to zmienić!

Może więc mam rację pisząc, że:

• Powinnam chodzić wcześniej spać.
• Wstawać wcześniej.
• Dawać sobie rano czas, choć 10 minut na relaks, medytację, rozciąganie.
• Moim obowiązkiem jest po prostu zadbać o siebie!

Ps. Porażką jest to, że piszę ten post w nocy. Na zegarku jest 00:52, a skończę pewnie za godzinę.

Czy jutro mój poranek będzie wyglądać „lepiej”… Dam znać kiedy to się stanie!

I jeszcze podsumowując, co autorka książki zaznacza, wskazuje na początku? Jak widzi różnice pomiędzy zarządzanie czasem, a organizacją pracy.

Jeżeli chcesz efektywnie zarządzać swoim czasem MUSISZ pamiętać o tym, by:

• robić, tylko to co trzeba i co ważne,
• mieć świadomość swoich celów i dążyć do nich,
• eliminować zbędną pracę
• planować, planować i jeszcze raz planować – po to by działanie skończyło się konkretnym efektem.

Zaś jeżeli chcesz TYLKO  organizować swoją pracę, to do tego wystarczy:

• utrzymywanie zadań pod kontrolną i dbanie o to, by nic nie umykało.
• realizować zadania na czas
• funkcjonować w uporządkowanym systemie
• organizować działania tak, by wszystko zostało zrobione.

To do Ciebie należy decyzja, którą drogą chcesz iść? Ja powoli się przekonuję do tego, że jestem świetna w organizacji i mogę trochę popracować nad tym, by lepiej zarządzać swoim czasem. Tak tego mi trzeba! A moje hasło na rok 2018 to GRANICE. GRANICE. I JESZCZE RAZ GRANICE,  tak by eliminować zbędą pracę!

Artykuł Moje ulubione błędy w zarządzaniu czasem pochodzi z serwisu Manufaktura Rozwoju.